Ongelma tarkoittaa havaittua eroa nykytilan ja tavoitetilan välillä.
Saat todennäköisesti palkkaa erilaisten ongelmien ratkaisemisesta. Mutta osaatko määritellä mikä on ongelma? Donald Gause ja Gerald Weinberg määrittelevät ongelman kirjassaan Are Your Lights On yllä kuvatusti.
Jokaisella meistä on oma käsitys nyky- ja tavoitetilasta. Erilaiset käsityksemme tekevät monimutkaisten ongelmien havaitsemisesta, ratkaisemisesta saati kommunikoinnista haastavaa. Tässä muutamia kirjan vinkkejä:
Varmista kenen ongelmaa olet ratkaisemassa, ts. kenet halutaan tehdä onnelliseksi.
Älä hyväksy ratkaisuehdotusta ongelman määrittelyksi, varsinkin jos ratkaisuehdotus on omasi.
Et voi koskaan olla varma että ongelman määritelmäsi on oikea, mutta älä koskaan lopeta sen etsimistä.
Jokainen ratkaisu on seuraavan ongelman lähde.
Jos et keksi vähintään kolmea asiaa jotka voisivat mennä pieleen ratkaisussasi, et ymmärrä ongelmaa.
Jos kirjoitat ongelman määrittelyn, varmista että kaikki ymmärtävät tekstin samalla tavalla.
Älä ratkaise muiden ongelmia silloin kun he voivat hyvin ratkaista omat ongelmansa.
Ongelman lähde on usein itsessäsi.
Kuinka ongelma sitten ratkaistaan? Ken Watanaben alunperin lapsille suunnattu Problem Solving 101 -kirja opastaa ratkaisemaan ongelman kuin ongelman neljässä vaiheessa:
Kirkasta nykytilanne.
Selvitä ongelman perimmäinen aiheuttaja.
Ideoi ratkaisuvaihtoehtoja ja tee toimintasuunnitelma.
Toteuta ja mukauta suunnitelmaa, kunnes ongelma on ratkaistu.
Vaiheet noudattavat japanilaista ajattelua, jossa tuotetta tai prosessia parannetaan pienin mitattavin askelin. Pienistä parannuksista syntyy ajan kuluessa suuria tuottavuus- ja kustannushyötyjä.
Suurimmat taloudelliset epäonnistumiset syntyvät, kun ratkaistaan väärää ongelmaa. Siksi ongelman perimmäisen aiheuttajan selvittäminen on usein viisas lähtökohta.
Ongelma voidaan ratkaista myös tavoitteen kautta. Joskus havaittuja ongelmia jäädään märehtimään kuukausitolkulla sen sijaan, että mietittäisiin mikä on tavoitetila johon pyritään.
Tarinan mukaan konsultti saapui vetämään työpajaa johtoryhmälle, joka oli pitkään märehtinyt ongelmiaan eikä uskonut löytävänsä ratkaisua. Ongelmien tonkimisen sijaan konsultti komensi johtoryhmän miettimään mihin tavoitetilaan se pyrkii. Tavoitetilan kirkastuttua hän kysyi, mikä estää yritystä toimimasta tavoitetilan mukaisesti välittömästi. Näin päästiin takaisin ongelmiin, mutta nyt ratkaisun näkökulmasta.
Tavoitelähtöisessä ongelmanratkaisussa on se merkittävä ero, että tällöin lähdetään tavoitetilan määrittelystä nykytilan ongelmien sijaan. Ongelmiin toki palataan ja niitä ratkaistaan, mutta vain siltä osin kuin tavoitetilan saavuttaminen edellyttää.
Harvardin professori Stephen Kosslynin mukaan todelliset ja kuvitellut mielikuvat käsitellään aivoissa pitkälti samoin. Myös Albert Einstein on sanonut, ettei ongelmaa voi ratkaista samassa mielentilassa, jossa se on aiheutettu. Kannattaa siis miettiä ajatteleeko ongelmia vai ratkaisuja.
Suosittelen lämpimästi kokeilemaan tavoitetilan määrittelyä ongelmiin jämähtämisen sijaan. Parhaat ratkaisut vaativat yleensä luovuutta, riskiä ja huumorintajua, joten lopuksi kannustusta kaikille luoville ongelmanratkaisijoille:
Älä vaivaudu ratkaisemaan ongelmia ihmisille, joilla ei ole huumorintajua.